Une Assistante de gestion freelance c’est quoi?

Photo credit Ben Kolde - Unsplash.com

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« Je suis entrepreneur, mais je n’ai plus le temps de vendre mes produits. Je n’ai même plus le temps de produire mes produits !!! »

« Mes formalités administratives me prennent trop de temps. Je croule sous les devis, les commandes fournisseurs à réaliser et j’ai pris du retard dans l’envoi des factures à mes clients. » 

« J’ai beaucoup d’argent dehors, mes clients ne me paient pas et je n’ai pas le temps de m’occuper du recouvrement ».

« Malheureusement je ne peux pas embaucher une assistante car c’est trop cher, par ailleurs, la charge de travail ne justifie pas une embauche car j’ai besoin de quelqu’un seulement un jour ou deux par semaine ».

« Mon assistante est en congé maladie, je suis dans le pétrin et faire appel à une agence d’intérim représente un coût trop important ».

Voilà un échantillon de problèmes rencontrés par le client type d’une assistante de gestion freelance. 

Mais concrètement, qui est-elle? Que fait-elle? D’où vient-elle? Pepper Ann :-) 

Qui est-elle ?

Tout d’abord, en terme de statistique, on constate que le métier d’assistant-e de gestion est pratiqué en grande majorité par des femmes. (Je n’ai pas de chiffre à vous soumettre, mais au fond qui s’en souci ? Il suffit d’ouvrir les yeux :-)). C’est pourquoi je parle plutôt au féminin, mais loin de moi l’idée d’oublier ou négliger les quelques irréductibles qui font bel et bien partie de notre profession.

Que fait - elle ? D’où vient- elle? (Sa formation bien sûr, vous pensez bien qu’on vient de partout !)

Une assistante de gestion indépendante est généralement diplômée d’un Bac + 2/3. Elle a cumulée au moins 10 voir 15 ans d’expérience en tant que salariée avant de se lancer en freelance, et a un profil assez polyvalent car elle opère au niveau administratif, commercial et comptable. (Plutôt pré-comptabilité en raison des réglementations. Je reviendrai sur ce point un peu plus loin dans cet article).

L’ assistante qui s’installe à son compte, le fait le plus souvent pour allier vie professionnelle et privée. Beaucoup d’entre elles interviennent à distance, donc en télétravail, mais peuvent aussi se déplacer sur site.

Comment peut-elle vous aider?

Une assistante de gestion indépendante, comme je le disais plus haut, vient en aide aux chefs d’entreprises pour les décharger des tâches administratives, commerciales et parfois comptables. Le métier de comptable étant réglementé, il est illégal, pour une assistante indépendante, d’effectuer certaines opérations. Seuls les employés d’une entreprise ou un expert comptable sont habilités à le faire. Il s’agit, par exemple, de la saisie de pièces comptables, l’établissement du bilan etc (vous pourrez voir ces détails avec votre expert comptable). Voici donc une liste, non exhaustive, d’exemple de tâches que votre assistante indépendante peut accomplir à votre place:

Tâches administratives

  • Traitement de la correspondance (courriers, e-mails)
  • Saisie et présentation de documents
  • Retranscription audio et vidéo
  • Tri, classement et archivage
  • Publipostage, E-mailing
  • Prise de rendez-vous, gestion de planning
  • Organisation d’événements professionnels
  • Organisation de déplacements (hôtels, billets d’avion…)

Gestion commerciale

  • Réalisation et gestion de bases de données
  • Gestion des devis, des commandes et de la facturation client
  • Gestion des litiges
  • Suivi des règlements clients
  • Relances impayés
  • Recherche de fournisseurs
  • Gestion des stocks

Pré- comptabilité

  • Préparation des documents à transmettre à votre expert comptable
  • Mise à jour de tableaux de bord
  • Rapprochements bancaires

Pourquoi choisir de FAIRE APPEL à une assistante freelance ?

La réponse est évidente, le coût ! Mais pas seulement

En effet, en terme de coût, une assistante de gestion freelance est bien moins chère qu’une intérimaire. On parle de 2,5 fois moins cher.

Les tarifs d’une freelance dépendent de son expérience et des prestations qu’elle propose. La fourchette s’étend entre 20 et 40€ de l’heure. Les prix sont la plupart du temps dégressifs, plus vous prenez d’heures moins c’est coûteux.

La grande majorité des assistantes indépendantes est en statut auto-entrepreneur (micro-entreprise), ce qui signifie qu’elles ne collectent pas la TVA, vous pouvez donc faire une économie de ce côté là.

Il y a aussi l’aspect logistique

Une assistante de gestion freelance dispose de son propre matériel et travaille de chez elle. Vous n’avez donc pas à vous soucier de prévoir un espace de travail ou des équipements informatiques. Pas non plus de formalité d’embauche, elle vous adressera une facture comme n’importe lequel de vos fournisseurs que vous n’aurez qu’à régler en fin de mission.

L’assistante de gestion freelance est flexible

Vous et votre assistante freelance n’êtes liés par aucun engagement, vous pouvez faire appel à ses services et rompre votre collaboration sans aucune contrainte.

L’assistante de gestion est, par définition, une assistante polyvalente, elle peut donc réaliser pour vous un large panel de tâches différentes.

Confidentialité

Une chose primordiale lorsque l’on fait appel à quelconque collaborateur dans la gestion de son entreprise, c’est la confidentialité. On ne peut décemment pas confier des informations lier à son activité, tel que son fichier clients, ses comptes ou encore ses documents officiels, à n’importe qui. Il vous incombe donc, lorsque vous concluez une collaboration avec une assistante freelance, de vérifier sa fiabilité.

Sachez que la confidentialité fait partie intégrante du métier d’assistante et est respectée dans la plus grande majorité des cas. Si toutefois, vous n’êtes pas rassuré, rien ne vous empêche de soumettre un contrat de confidentialité afin d’apaiser vos craintes. Une assistante sérieuse ne refusera certainement pas de le signer.

Voilà, vous savez maintenant ce que fait une assistante de gestion indépendante, en quoi consiste son travail et comment elle peut vous venir en aide !

Si j'ai omis quelque chose, n'hésitez pas à le mettre en commentaire. Si vous avez des questions, idem, vous pouvez m'écrire soit en commentaire, ou bien juste ici.

Et enfin, si vous avez déjà externalisé tout ou partie de vos formalités administratives (secrétariat, gestion commerciale…) n’hésitez pas non plus à partager votre retour d’expérience. Cela aidera probablement les professionnels qui hésitent encore à se lancer… ou pas !