Patrons: 5 conseils pour faire sa gestion administrative

Photo credit Rawpixel - Unsplash.com

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La gestion administrative est une tâche incontournable pour tout chef d’entreprise. Elle peut être chronophage et ennuyante mais elle est nécessaire. Beaucoup la voit comme une incommodité et une perte de temps, et la zappe tout simplement. Mais tôt ou tard la réalité les rattrape. S’occuper de sa « paperasse » est d’une importance primordiale, ne serait-ce que pour se faire payer par ses clients.

A tous les patrons, pour qui la « paperasse » est un fardeau , voici quelques conseils pour vous en sortir.

1- Ouvrir son courrier

Cela peut paraître logique, mais il est toutefois important de rappeler que la première règle à suivre, est d’ouvrir son courrier et ses emails, chaque jour. En effet, on est parfois tellement pris par son travail, et notamment son coeur de métier, que le courrier est laissé, en piles sur un coin du bureau, espérant trouver un moment pour l’ouvrir. Tant qu’on ne l’a pas ouvert, et donc pas vu de quoi il s’agit, il n’y a pas d’urgence. Or, la procrastination, dans ce genre de situation, peut avoir des répercussions très fâcheuses sur la trésorerie de son entreprise. Il est donc important de prendre le temps, chaque jour, d'ouvrir son courrier.  

2 - S’organiser

On ne le répétera jamais assez, l’organisation est capital pour être productif et ne pas perdre de temps. Mettez en place une procédure et respectez en les étapes. Servez-vous de plusieurs bannettes de bureau pour les documents papier, et faites des dossiers électroniques dans votre boite email. 

Exemple: 

  • Documents à traiter

  • Factures à payer

  • Documents à classer

Ça évite d’avoir des papiers dans tous les sens et un bureau sens dessus dessous. Vous ne perdrez plus aucun document et saurez ce qui a été traité et ce qu’il reste à faire. Mettez la date de réception sur vos documents à l’aide d’un tampon, ou tout simplement à la main, et faites en sorte d’avoir les plus anciens sur le dessus de la pile pour les traiter dans l’ordre (mettez les à l’envers par exemple).

3 - Définir un planning

Pour ne pas accumuler du travail en remettant sans cesse à plus tard la gestion de vos tâches administratives, faites un planning et imposez-vous une discipline en fonction de vos disponibilités. Ne laissez pas vos bannettes se remplir à ras bord, prévoyez un créneau chaque jour ou chaque semaine par exemple, mais surtout, respectez vos objectifs pour ne pas vous retrouver submerger. Ainsi, vous éviterez de perdre pied et un temps précieux pour rattraper votre retard.

En ce qui me concerne, je me suis fixée une règle: pas plus d’une semaine sans vider mes bannettes et mes dossiers électroniques, et je dois travailler dessus deux fois par semaine (Lundi & jeudi). 

4- Classement

Afin d’éviter de perdre un temps fou à chercher vos documents, le mieux est de les classer soigneusement.

  • Rangez-les par nature dans différents classeurs.

  • Utilisez des classeurs de différentes couleurs (ex: bleu = facture fournisseur, jaune = facture client…), ainsi vous y aurez accès en un coup d’oeil.

  • Classez vos documents par nom et par ordre chronologique.

  • Utilisez des intercalaires pour chaque client, fournisseur, prestataire...

  • Si vous avez un peu de temps à consacrer à cette tâche fastidieuse mais ô combien bénéfique, je ne peux que vous conseiller de scanner tous vos documents au fur et à mesure que vous les recevez. C’est de loin la solution la plus efficace pour ne perdre aucun document et gagner du temps.

5- Déléguer

Parfois, on a beau essayer, on n’arrive pas à tout gérer. Une journée ne comportant que 24 heures, il est difficile pour un chef d’entreprise de tout faire tout seul. Si vous êtes dans cette situation et que vous en avez les moyens, n’hésitez pas à déléguer. Concentrez-vous sur ce que vous savez faire, à savoir votre coeur de métier, et confiez la « paperasse » à une spécialiste. 

Sachez qu’ aujourd’hui il n’est plus nécessaire d’embaucher quelqu’un pour obtenir de l’aide. Vous pouvez tout à fait faire appel à une assistante indépendante pour vous décharger et vous conseiller. SB GESTION fait partie de ces fées capables de vous aider.

J’espère que ces petits conseils vous seront utiles. Et n’oubliez pas, ORGANISEZ-VOUS, c’est la clé du succès.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me les poser par ici, ou laissez un commentaire  plus bas.

Et vous, quelles sont vos astuces pour gérer votre paperasse?